5 žingsniai, kuriuos turėtumėte žengti, norint įdiegti elektroninį parašą

Ar esate skaičiavę, kiek dokumentų per savaitę yra pasirašoma jūsų įmonėje? Tarp atsakingų įmonių Lietuvoje (o ką jau kalbėti apie tarptautines, kurių filialai išsibarstę po visą pasaulį) sparčiai populiarėja elektroninis parašas, kuris ne tik padeda supaprastinti dokumentų valdymo sistemą, didina darbuotojų produktyvumą, bet ir taupo įmonės pinigus bei laiką.

elektroninis parasas verslas atsakingai

Elektroninio parašo galia

Ko gero, jau ne kartą susidūrėte su situacija, kai dokumentą pasirašyti mobiliuoju elektroniniu parašu būtų buvę daug patogiau ir paprasčiau nei gaišti laiką laukiant vadovo parašo, kuris šiuo metu yra išvykęs, ir pasirašant dokumentus ranka. Organizacijos, kuriose yra įdiegtas el. parašas, sako, kad išmaniajame telefone paspaudus vos kelis mygtukus galima patogiai pasirašyti juridinę galią turinčius dokumentus ir taip taupyti savo laiką bei energiją.

Mūsų organizacijoje kiekvienas darbuotojas turi elektroninį parašą, kuriuo patvirtina dokumentus. Darbuotojams nereikia jų papildomai spausdinti, nebent to reikalauja taisyklės. Elektroninis parašas ne tik padėjo padidinti darbo produktyvumą, bet ir sutaupė popieriaus. 2014 metais įdiegus elektroninį parašą, LEAN 3S sistemą ir sumažinus spausdintuvų ir kopijavimo aparatų kiekį, popieriaus vartojimą sumažinome daugiau nei 50 procentų“ – sako Valstybinės geležinkelio inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos darbuotoja Rūta Šocik.

Elektroninis parašas – duomenys, kurie įterpiami, prijungiami ar logiškai susiejami su kitais duomenimis pastarųjų autentiškumui patvirtinti ir (ar) pasirašančiam asmeniui identifikuoti. LR Elektroninio parašo įstatymas numato, kad el. parašas, „patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu, elektroniniams duomenims turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas rašytiniuose dokumentuose ir yra leistinas kaip įrodinėjimo priemonė teisme“.

Elektroninio parašo tipai

Šiuo metu Lietuvoje galima naudotis trijų rūšių elektroniniu parašu: esančiu USB laikmenoje, lustinėje kortelėje ir mobiliuoju, įrašomu į telefono SIM kortelę. Nors jų teisinė galia vienoda, praktinis naudojimas ir techninės galimybės skiriasi. Mobilusis parašas veikia identišku kvalifikuoto sertifikato principu, kaip ir stacionarus el. parašas. Bet tas sertifikatas saugomas ne jūsų laikmenoje, o Registrų centro serveryje.

Elektroninis parašas gali būti naudojamas:

  • Pasirašyti el. dokumentus. Pasirašius dokumentą elektroniniu parašu ir perdavus jį el. būdu nereikės su spausdintais dokumentais vaikščioti po įstaigas. Elektroninis parašas gali būti naudojamas pasirašant sutartis (abiems pusėms sutikus), finansinius dokumentus, personalo skyriaus dokumentus, vidinius įmonės dokumentus ir kt.
  • Patvirtinti finansines operacijas (užuot naudojus banko kodų kortelę ar kodų generatorių, finansiniai dokumentai tvirtinami elektroniniu parašu).

Juridinių asmenų įgaliotų atstovų teikiamus elektroniniu parašu pasirašytus dokumentus priima Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba prie Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos (įmonių, kurių darbuotojų skaičius didesnis nei 5, ataskaitos, gydymo įstaigų išduodami nedarbingumo pažymėjimai). Eksporto bei importo muitinės formalumai gali būti atliekami teikiant elektroniniu parašu pasirašytus dokumentus. Vis daugiau viešuosius pirkimus skelbiančių institucijų pageidauja gauti pasiūlymus elektroniniu būdu ir pasirašytus elektroniniu parašu.

5 žingsniai, kurie padės elektroninį parašą įmonėje įdiegti greičiau

  1. Apie elektroninio parašo privalumus informuokite įmonės vadovybę. Aiškiai suformuluokite elektroninio parašo diegimo tikslus (pvz., sumažinti popieriaus naudojimą įmonėje, palengvinti klientų aptarnavimą, padidinti darbuotojų produktyvumą ir t.t.).
  2. Sudarykite elektroninio parašo sutartis su mobiliojo ryšio operatoriumi.
  3. Pasirinkite dokumentų procesų valdymo sistemą (mokama/nemokama, su /be laiko žymos programa). Įdiekite programas, reikalingas elektroniniams dokumentams administruoti ir archyvuoti (nuorodos žemiau).
  4. Darbuotojus supažindinkite su elektroninio parašo naudojimo sistema. Aptarkite jūsų įmonės elektronio parašo naudojimo taisykles (kokius dokumentus pasirašysite, kaip elgsitės jei kita pusė nesutiks gauti  dokumentą pasirašytą elektroniniu parašu ir kt.).
  5. Skirkite laiko partneriams informuoti. Partnerius supažindykite su pasikeitimais (skirkite laiko pokalbiui telefonu), informuokite, kad nuo x dienos jūsų įmonė dokumentus pasirašys elektroniniu parašu. Elektroniniu laišku partneriams išsiųskite visą informaciją apie programėles, kurių pagalba bus patogu matyti/pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu.

SVARBU. Kaip ir dauguma naujovių, taip ir ši pradžioje gali sulaukti didesnio ar mažesnio įmonės darbuotojų ir partnerių pasipriešinimo. Naujovėms įdiegti skirkite pakankamai laiko, neskubėkite ir iškilusius iššūkius spręskite ramiai. Elektroninį parašą sėkmingai įdiegusios įmonės teigia, kad sklandžiai veikiančia elektroninio parašo sistema ir pasiekimais taupant popierių galėjo džiaugtis po pusantrų metų.

Patiko straipsnis? Registruokitės naujienlaiškiui ir pirmieji sužinokite atsakingo verslo naujienas, kuriomis dalinamės tik su registruotais nariais (nemokamai).

 

Vertingos nuorodos:

LinkedInGoogle GmailFacebookDalytis
,